Comment rédiger un bon règlement intérieur ?

Définition et rédaction : Quelle est la procédure à respecter pour l'élaboration du règlement intérieur d'une entreprise ?

Déterminer l'étendue de ses obligations : qui écrit le règlement intérieur de l'entreprise ? Quand le règlement intérieur est-il obligatoire ?

S'il dirige une entreprise atteignant le seuil d'au moins 50 salariés, l'employeur a l'obligation de mettre en place un règlement intérieur au sein de l'entreprise (1).

 À retenir :

En cas d'absence de règlement intérieur dans les entreprises ayant atteint le seuil de 50 salariés, ou de non-respect de la procédure d'élaboration du règlement intérieur, l'employeur encourt une amende de 750 euros (2).

S'agissant des entreprises dont l'effectif n'atteint pas le seuil de 50 salariés, la mise en place de ce règlement intérieur n'est que facultative.

Néanmoins, il est recommandé de se munir d'un tel règlement. Il vous permettra en effet d'avoir une base solide sur laquelle vous reposer, en tant qu'employeur, notamment dans le domaine disciplinaire.

Exemple : 

L'employeur peut se référer au règlement intérieur pour sanctionner la faute de son salarié en fonction de l'échelle des sanctions prévue. 

Si l'employeur opte pour la mise en place d'un règlement intérieur dans son entreprise, bien qu'il n'y soit pas obligé, les conditions d'élaboration et de mise en œuvre ne sont pas plus souples. En effet, sa validité est soumise aux mêmes exigences que celles applicables pour les entreprises d'au moins 50 salariés (1).

Tout savoir sur la mise en place du règlement intérieur !

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- sa rédaction ;
- la procédure de publicité ;
- le contenu obligatoire et le contenu interdit ; 
- l'échelle des sanctions disciplinaires. 

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Définir le contenu du règlement intérieur :  Quelles sont les 3 composantes du règlement intérieur ? Existe-t-il un modèle ?

Il n'existe pas de modèle officiel de règlement intérieur.

En revanche, le Code du travail précise que le règlement intérieur est un document écrit dans lequel l'employeur doit fixer exclusivement (3) :

• les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement : notamment les instructions relatives à l'utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et des préparations dangereuses (4), les règles relatives à la consommation ou à l'interdiction absolue d'alcool (5), à l'interdiction de fumer ou de vapoter sur les lieux de travail ;

• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de leur employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ;

• les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que l'employeur peut prendre à l'encontre des salariés (avertissement, blâme, mise à pied, rétrogradation...).

En outre, le règlement intérieur doit rappeler (6) :

• les dispositions relatives au harcèlement moral et au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes ;

• les dispositions relatives aux droits à la défense des salariés (droit d'être informé par écrit des manquements qui vous sont reprochés, droit d'être convoqué à un entretien préalable à sanction, d'être assisté pendant l'entretien...) ;

• l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte.

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 Bon à savoir :

Depuis le 1ᵉʳ septembre 2022, le règlement intérieur doit rappeler l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte.

Est considéré comme un lanceur d'alerte, la personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
À ce titre, les lanceurs d'alerte bénéficient d'une protection contre toute sanction, licenciement ou discrimination (7). 

Le règlement intérieur peut également contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont justifiées par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché (8).

Identifier les clauses à exclure du règlement intérieur : quelles sont les clauses obligatoires ? les clauses interdites ?

Sont interdites, dans un règlement intérieur, les dispositions (9) :

• contraires aux lois et règlements ainsi qu'aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement ;
• apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ;
• qui seraient discriminatoires.

Le contenu du règlement intérieur est délimité par le Code du travail, ainsi il doit prévoir obligatoirement des dispositions en matière : 

• d'hygiène et de sécurité ;
• de discipline et de sanctions ;
• de prévention et de répression du harcèlement sexuel ou moral, et des agissements sexistes ;
• des droits de la défense des salariés ;
• du dispositif de protection de lanceurs d'alertes.

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Quelles sont les règles de mise en place du règlement intérieur ?

Une fois que vous avez rédigé votre règlement intérieur et prévu toutes les clauses nécessaires, l'employeur a l'obligation de respecter une certaine procédure pour pouvoir l'introduire dans l'entreprise et que celui-ci produise effet. Si il ne respecte pas ces formalités, le règlement intérieur ne peut pas entrer en vigueur.

Ainsi, il faut soumettre le règlement intérieur à l'avis du comité social et économique (CSE) (10).

Quelles sont les règles de publicité et de dépôt à respecter ? 

Une fois cette formalité accomplie, le projet de règlement intérieur et l'avis du CSE doivent être communiqués à l'inspecteur du travail, en 2 exemplaires (11).

L'inspecteur du travail en vérifiera le contenu et pourra exiger le retrait ou la modification de certaines clauses (12).

Puis, il doit être déposé au greffe du Conseil de prud'hommes dans le ressort duquel est située votre entreprise ou votre établissement (13).

 Bon à savoir :

Le règlement intérieur doit indiquer la date de son entrée en vigueur. Toutefois, il ne peut pas entrer en vigueur avant le délai minimum de 1 mois à compter de l'accomplissement des formalités de dépôt et d'affichage.

Les mêmes formalités doivent être respectées en cas de modification du règlement intérieur.

L'opposabilité du règlement intérieur : attention à la charge de la preuve !

Les étapes énoncées ci-dessus sont cumulatives et conditionnent l'opposabilité du règlement intérieur : s'il en manque une seule, le règlement existera, certes, mais ne produira aucun effet à l'encontre des salariés. Ici, les juges ont rappelé que c'est à l'employeur, qui se prévaut de l'opposabilité au salarié du règlement intérieur de l'entreprise, d'apporter la preuve de l'exécution de ces formalités (14).

Cette décision rappelle que la conservation des éléments de preuve sur le dépôt et de l'affichage doit être rigoureuse. D'ailleurs, les juges n'hésitent pas à remettre en cause des sanctions prononcées sur la base de règlement élaboré depuis un certain temps (15).

Le respect des règles de fond doit également être drastique.

Porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés : doit-il faire l'objet d'un affichage en entreprise ?

Vous ne devez pas oublier de porter le règlement intérieur à la connaissance des personnes ayant accès aux locaux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche, et ce, par tout moyen (16).

Cette information peut se faire via l'intranet de l'entreprise ou encore par panneau d'affichage.

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Dossiers : 
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